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El término proveedores se usa comúnmente en las organizaciones, especialmente en los departamentos de compras. Un proveedor es alguien o una empresa con la responsabilidad de suministrar materias primas o productos terminados a otra organización.

Para ser efectivo, el mejor software de gestión de proveedores (VMS) de código abierto debe controlar los costos, minimizar los riesgos de terceros y mejorar las operaciones sin problemas. La automatización del flujo de trabajo se logra mediante el desarrollo, la gestión y el mantenimiento de relaciones a través de un software de código abierto.

Este artículo explica en detalle las características, las ventajas, las tendencias emergentes y los procesos relacionados con un software de gestión de proveedores de código abierto.

¿Qué es un software de gestión de proveedores?

Las empresas tratan con los proveedores mediante un sistema de gestión de proveedores. Además de desarrollar estrategias de ahorro de costos y garantizar el cumplimiento normativo, la gestión de proveedores implica seleccionar proveedores e incorporarlos, colaborar y comunicarse con ellos, y mejorar la comunicación entre ellos y los departamentos. Un sistema de gestión de proveedores de código abierto, ya sea de pago o gratuito, facilita que las organizaciones trabajen con proveedores, resuelvan problemas fácilmente y garanticen el cumplimiento de acuerdos y estrictos controles de calidad.

¿Cómo funciona el software de gestión de proveedores de código abierto?

Un software de gestión de proveedores de código abierto está diseñado en colaboración con el público y se puede descargar gratis. Con un VMS de código abierto, la gestión y la adquisición de servicios de personal se vuelven más fáciles y menos propensas a errores. Código abierto significa que cualquiera puede usarlo, estudiarlo, cambiarlo o incluso distribuirlo después de modificarlo. A diferencia de otros programas, el código fuente está disponible para cualquiera. El código fuente abierto de un sistema de gestión de proveedores se puede modificar para que las empresas puedan ejecutar operaciones de gestión de proveedores. Los usuarios pueden modificar el código fuente del software de código abierto si el titular de los derechos de autor lo posee.

¿Cuáles son las consecuencias de una mala gestión de proveedores?

Todas las empresas grandes, pequeñas e intermedias experimentan una gestión de proveedores ineficiente. Un descuido de un proveedor puede obstaculizar los procesos comerciales y afectar varias facetas de la organización. Una mala gestión de proveedores puede dar lugar a los siguientes problemas:

  • Un incumplimiento de las normas
  • Mala gestión de costes
  • Mala negociación del contrato.
  • Preocupaciones por la seguridad y la privacidad de los datos
  • Salida reducida
  • Menor relevancia comercial y reputación
  • Retrasos en productos y servicios.
  • Relaciones rotas entre proveedor y cliente
  • Continuamente planeando para lo peor
  • Interrupciones de procesos de negocio

Beneficios del software de gestión de proveedores de código abierto

Mitigar riesgos

Es posible minimizar el riesgo en términos de eficiencia operativa, implicaciones de costos inesperados y cumplimiento normativo al conocer el desempeño de los proveedores. Con un sistema de gestión de proveedores de código abierto, puede controlar a sus proveedores y obtener la información que necesita para poder evitarlos o seleccionar alternativas si es necesario. Verificar información como calificaciones y certificaciones, monitorear su desempeño y observar sus capacidades financieras es fácil de hacer para comprender su nivel de riesgo.

Mejorar el rendimiento

Si su sistema de gestión de proveedores tiene un proveedor activo, puede medir el desempeño de los proveedores contra el contrato y determinar si cumple con sus necesidades y requisitos. Hacer esto hará que la mayor parte de lo que está pagando. Hacer un seguimiento de los datos de rendimiento le permite identificar áreas problemáticas que deben abordarse.

Reducir costos

Los sistemas de gestión de proveedores se pueden utilizar para identificar costos ocultos y gastar dinero de manera inteligente. Como beneficio adicional, una relación sólida con sus proveedores puede brindarle más influencia al negociar tarifas y obtener descuentos e incentivos.

mantener relaciones

Los buenos vendedores son difíciles de encontrar. Por lo tanto, debe hacer todo lo posible para fortalecer sus relaciones con una excelente opción para aumentar su lealtad. La gestión eficaz de los proveedores garantizará operaciones fluidas. Tener una cadena de suministro confiable puede ayudarlo a mantener la lealtad del proveedor.

Aumente la eficiencia administrativa

La gestión de proveedores puede maximizar la eficiencia de su organización. Con su capacidad para gestionar de forma centralizada los datos maestros de los proveedores, este software puede reducir la duplicación de datos, la pérdida de contratos, los costes laborales y los errores. Sus relaciones con los proveedores se pueden administrar de manera más eficiente cuando todos sus datos están en un solo lugar, lo que impresionará a sus proveedores.

El objetivo de un software de gestión de proveedores de código abierto

Pero un VMS se puede personalizar para llevar el proceso hasta el final de forma automática. A continuación se muestra una descripción general de cómo esta automatización de procesos reduce la carga de trabajo de los departamentos:

  1. El proceso identifica las necesidades y requerimientos de la organización. El software monitorea el desempeño de varios proveedores.
  2. Se generan informes, que se utilizan para decidir si seguir renovando los contratos o terminarlos. Identificar las necesidades y requisitos de la organización es el primer paso para encontrar la solución adecuada.
  3. A continuación, se pueden identificar los proveedores potenciales. Los proveedores pueden ingresar sus datos en el software para presentar ofertas. Se realiza un análisis de riesgo después de identificar las fortalezas y debilidades de cada proveedor.
  4. Compilando informes de puntuación para el presupuesto y los criterios comerciales, inicia los contratos después de seleccionar a los proveedores. El software utilizado después de la firma del contrato facilita la comprensión del proveedor de los plazos de entrega y los procesos de generación de informes. Además, describe todas las responsabilidades y los términos del contrato para los proveedores.
  5. Supervisa la finalización oportuna de los entregables según el contrato. Además, realiza un seguimiento de los documentos de los proveedores, así como la comunicación entre esos departamentos.
  6. Se aclaran los términos financieros.
  7. El desempeño del proveedor es monitoreado y generado. Después de eso, crea un informe que destaca las áreas de mejora y la calidad del producto final.
  8. La decisión de finalizar o renovar los contratos se toma al generar el informe.

Características del software de gestión de proveedores de código abierto

Un buen sistema de gestión de proveedores de código abierto debe tener las siguientes características:

1. CONTROL DE COSTES. Un programa de control de costos administra los procesos de pago de los proveedores e identifica las discrepancias, especialmente las tarifas infladas.

2. SEGUIMIENTO DEL RENDIMIENTO. La organización debe realizar un seguimiento del rendimiento y seleccionar el mejor proveedor en función de los datos del proveedor.

3. INFORMES Y ANÁLISIS. Una solución basada en la nube almacena transacciones de proveedores. Utilizando los datos, los proveedores de confianza pueden identificar nuevos mercados, productos y proyectos para la expansión. También se generan correos electrónicos en fechas importantes.

4. GESTIÓN DE GASTOS. La asignación eficiente de recursos sustanciales debe ser el objetivo de identificar proveedores de alto riesgo.

5. ALMACENAMIENTO DE DATOS. Los documentos y la información deben mantenerse en un solo lugar para facilitar el acceso.

6. SEGURIDAD Y CONTROL. El registro de todas las actividades facilita la identificación y el tratamiento de cualquier factor de riesgo. Es importante registrar todas las actividades. El software se puede utilizar para todas las operaciones.

7. GESTIÓN DE PERSONAL. Cada departamento tiene sus propias responsabilidades. Proporciona a cada miembro del personal una plataforma a través de la cual pueden realizar sus funciones.

8. PORTAL DE VENDEDORES. El portal de proveedores debe permitir que los proveedores se sirvan a sí mismos. El cliente puede ingresar la información y enviarla para su análisis como parte del autoservicio.

Conclusión

Hay más razones para implementar las mejores prácticas de gestión de relaciones con los proveedores y el software de gestión de proveedores que solo un número limitado. Un estudio encontró que el 74 por ciento de los encuestados no tenía idea de cómo los proveedores manejaban sus datos personales y profesionales. Según estudios de Deloitte, los proveedores maliciosos son responsables del 87 por ciento de todas las filtraciones de datos. Un estudio separado encontró que solo el 40 por ciento de las empresas encuestadas usaban software de administración de proveedores. Todo lo anterior indica que las empresas necesitan soluciones de gestión de proveedores excepcionales para tener éxito.

Soluciones como Torii, SmartSolve y CEO-ME ofrecen soluciones personalizadas para clientes y compradores de software de gestión de proveedores. El directorio de software de gestión de proveedores de CEO-ME tiene una guía completa para aquellos interesados ​​en obtener más información.